Bestämmelser och villkor för onlinebokning av möte på Scandic



Allmänt

Du och hotellet godkänner härmed dessa bestämmelser och villkor för bokning av dagkonferenser. Namnet på det bolag som driver hotellet (nedan kallat ”Scandic” eller ”hotellet”) och med vilket du ingår avtal framgår av bokningsbekräftelsen. Om inte någon speciell överenskommelse har träffats gäller följande regler.

Observera att dessa bestämmelser och villkor endast gäller för konferensbokningar som görs och bekräftas via Scandics webbplats. Om du gör en konferensförfrågan eller -bokning via en annan kanal (t.ex. via e-post) får du en offert eller bekräftelse (i förekommande fall) tillsammans med de då gällande bestämmelserna och villkoren.

Bokning och bekräftelse

För att kunna boka en dagkonferens via Scandics webbplatsbokningsportal MeetingPackage.com (”portalen”) måste du skapa ett användarkonto (”konto”). Registreringen av ett konto görs online och bekräftas via e-post till den e-postadress som du har angett. All information relaterat till din bokning kommer att lagras på ditt konto. Kontot är nödvändigt för att kunna göra bokningar via portalen.

För att boka ett konferensrum på ett Scandichotell och registrera ett konto måste du vara minst 18 år. Du är skyldig att tillhandahålla sanningsenlig, fullständig och uppdaterad information enligt begäran i portalen. Om du agerar på uppdrag av ett företag eller annan juridisk person, intygar och garanterar du att du har behörighet att göra en bokning och ingå dessa bestämmelser och villkor på uppdrag av en sådan enhet. Om du inte har behörighet att agera å enhetens vägnar kommer du att hållas personligen ansvarig för bokningen.

En bokning är bindande i och med att den bekräftats av Scandic och du fått ett bokningsnummer. Du kan få detta skriftligen via e-post eller direkt till ditt konto. Alla ändringar i bokningen måste göras via portalen eller skriftligen till hotellet.

Hotellet förbehåller sig rätten att boka ett konferensrum som bäst passar det antal deltagare som angetts av dig i bokningen. Konferensbokningen gäller för det antal deltagare som anges i bokningsbekräftelsen. Om antalet deltagare väsentligen ändras har hotellet rätt att tilldela ett nytt konferensrum för konferensen och omförhandla konferensens detaljer och priser.
Bokningen kan inte överföras till tredje part utan skriftligt avtal från Scandic. Kommission är inte tillämpligt för mötesrum som bokas online.

Priserna som finns på Scandics webbplats är endast tillgängliga och bokningsbara på Scandics webbplats och erbjuds inte om du initierar en bokning direkt via hotellet, Scandics bokningskontor eller en tredjepartskanal.

Företagsavtal och -rabatter gäller inte alltid för konferensbokningar som görs på Scandics webbplats, utan beror på ditt avtal med Scandic. Rabatter kan inte tillämpas på bokningar i efterhand.

Hotellets skyldigheter och dina önskemål

Informera hotellets personal om eventuella särskilda önskemål såsom specialkost före ankomst så att hotellet kan förbereda för din konferens. Om särskilda önskemål informeras för nära inpå konferensen kan hotellet eventuellt inte tillgodose dem.

Betalning

Betalning ska ske med kreditkort på Scandics webbplats när bokningen görs eller på hotellet vid ankomst. Fakturering kan erbjudas som alternativ betalningsmetod om ditt företag har ett faktureringsavtal med Scandic (se nedan). Du som kund är dock ansvarig för alla kostnader relaterade till din bokning, om inte annat har avtalats med hotellet.

Om konferensen har betalats i förväg vid bokningstillfället dras förskottsbetalningen av från slutfakturan och kommer att ingå i beräkningen av avbokningsavgifter som anges nedan. Om bokningen har betalats i förväg och avbokningar eller avdrag har gjorts enligt de angivna tidsfristerna för avbokning, kommer Scandic att göra en återbetalning till samma kreditkort som användes för att betala för bokningen. Efter den tidpunkt då vi godkänner återbetalningen behöver din bank fortfarande behandla den. Hur lång tid det tar att behandla återbetalningen skiljer sig mellan banker och beroende på betalningsmetoder.

För att vara berättigat till fakturering måste ditt företag ha ett giltigt faktureringsavtal med Scandic. Om ett giltigt faktureringsavtal inte hittas kommer hotellet att kontakta dig för att komma överens om en annan betalningsmetod. Om ett giltigt faktureringsavtal inte hittas, eller om vi inte kan nå dig för att komma överens om en annan betalningsmetod, förbehåller sig hotellet rätten att avboka bokningen.

Vid fakturering förfaller beloppet till betalning 10 dagar från fakturadatum. Som bokare av konferensen ansvarar du för alla kostnader i samband därmed. En faktureringsavgift kommer att tas ut. Försenade betalningar kommer att vara föremål för 1,5 % ränta per innevarande månad plus en administrationsavgift.

Ändringar och avbokningar

• Om antalet deltagare för ditt möte är mellan 2 och 15 vid bokningstillfället kan avbokningar och ändringar göras utan kostnad fram till 3 dagar (72 timmar) före ankomstdatum och ankomsttid.
• Om antalet deltagare för ditt möte är mellan 16 och 30 vid bokningstillfället kan avbokningar och ändringar göras utan kostnad fram till 7 dagar före ankomstdatum och ankomsttid.
• Om antalet deltagare för ditt möte är mellan 31 och 50 vid bokningstillfället kan avbokningar och ändringar göras utan kostnad fram till 14 dagar före ankomstdatum och ankomsttid.
• Om antalet deltagare för ditt möte är över 51 vid bokningstillfället kan avbokningar och ändringar göras enligt våra allmänna bestämmelser och villkor.

Om du avbokar eller ändrar din bokning senare förbehåller sig hotellet rätten att debitera dig hela priset för bokningen. Vid utebliven ankomst, försenad ankomst eller tidig avresa har hotellet rätt till ersättning som motsvarar hela priset för den slutliga bokningen.

Behandling av personuppgifter

Scandic Hotels Group AB (org.nr 556703-1702) och andra i koncernen ingående bolag (gemensamt definierade som ”Scandic”, ”vi”, ”oss” i detta avsnitt) kommer som personuppgiftsansvariga att behandla dina personuppgifter när du bokar en dagkonferens via portalen.

När du bokar en dagkonferens på ett av våra hotell via portalen skapas ett konto i ditt namn. Kontot är nödvändigt för att kunna göra bokningar via portalen. Vi kommer att behandla dina personuppgifter som lämnas till oss på portalen och kontot för att tillhandahålla, hantera, administrera, följa upp och erhålla betalning för din bokning. Detta inkluderar att vi behandlar dina personuppgifter för att informera, kommunicera och svara på önskemål eller förfrågningar från dig med avseende på din bokning via en av våra kommunikationskanaler (t.ex. e-post eller telefon). Dina personuppgifter och uppgifter som är kopplade till din bokning kommer att lagras i din kontoprofil.

Kontot kan raderas när som helst på din begäran genom att kontakta hotellet. Observera dock att du inte kommer att kunna göra bokningar via portalen om du inte har ett giltigt konto. Radering av ditt konto kommer inte att påverka existerande bokningar.

Om du delar känsliga personuppgifter med oss (t.ex. information om allergier eller matpreferenser) samtycker du till att vi behandlar sådana personuppgifter för att kunna hantera din bokning.

Vi behandlar följande personuppgifter för att hantera din bokning och ditt konto:

Personuppgifter

Rättslig grund för behandling

Identitetsrelaterade uppgifter (t.ex. namn) Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress) Kontouppgifter (t.ex. inloggningsuppgifter) Betalningsuppgifter som gäller för ditt val av betalning (t.ex. org.nr, kortinformation, företagets e-postadress, företagsadress, referens)  Bokningsuppgifter (t.ex. tidigare eller kommande konferenser) Känsliga personuppgifter (t.ex. hälsorelaterad information såsom allergier)  Andra uppgifter som du tillhandahåller oss i samband med din bokning (t.ex. förfrågningar om konferensrum)

Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig (för att tillhandahålla dagkonferenser). Behandlingen av känsliga personuppgifter kommer att ske i enlighet med ditt uttryckliga samtycke.

Lagringsperiod: Personuppgifter som är kopplade till en specifik bokning sparas i 120 dagar efter avslutad dagkonferensbokning.  Personuppgifter som är kopplade till din kontoprofil (kontouppgifter) kommer att behandlas så länge kontot är giltigt.

Dina personuppgifter och annan information om din bokning kan komma att överföras till företag inom och utanför EU/EES som driver Scandic-hotell men som inte är en del av Scandic-koncernen eller till våra leverantörer, för att vi ska kunna hantera din bokning (t.ex. om du bokar ett konferensrum på ett av våra franchisetagares hotell). För mer information, se avsnittet ”Överföring av personuppgifter och mottagare som vi delar information med” i Scandics integritetspolicy.

Scandic har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot t.ex. förlust, manipulation eller obehörig åtkomst. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den fortlöpande tekniska utvecklingen för att på så sätt upprätthålla en hög säkerhetsnivå.

Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter. Du kan utöva dina rättigheter som beskrivs i avsnittet ”Dina rättigheter” i Scandics integritetspolicy. Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen gå in på närmaste Scandic-hotell och tala med receptionen så hjälper de dig, eller skicka e-post till gdpr@scandichotels.com.

Om du har några frågor, kommentarer eller klagomål angående vår behandling av dina personuppgifter eller vår efterlevnad av Scandics integritetspolicy eller tillämplig dataskyddslagstiftning är du välkommen att kontakta oss (se kontaktuppgifter i avsnittet ”Vem kontaktar du vid frågor?” i vår integritetspolicy).

Allmänna bokningar/Force Majeure

Om Scandics skyldigheter och skadeståndsskyldighet påverkas av strejker, lockouter, blockader, krig, begränsade leveranser, naturkatastrofer eller andra omständigheter utanför hotellets kontroll, ska Scandic befrias från att fullgöra sina skyldigheter och har rätt att avboka din bokning utan skadeståndsskyldighet.

Tvister

Dessa bestämmelser och villkor ska i alla avseenden regleras av den materiella rätten i det land där hotellet där bokningen görs är beläget, utan hänvisning till lagvalsreglerna däri.