Integritetspolicy

Antagna 2024-05-08 version: 1.0



Sammanfattning av dataskyddet inom Scandic Hotels Holding AB

Denna integritetspolicy (”Integritetspolicy”) beskriver hur Scandic Hotels Holding AB, (org.nr 556723-5725) (”Scandic Group”) tillsammans med de bolag som ingår i koncernen (Scandic Hotels AB, Scandic Hotels AS, Scandic Hotels A/S, Scandic Hotels Oy, Scandic Hotels GmbH) använder information som vi samlar in, eller som du som gäst, kund eller leverantör lämnar till oss av dessa huvudsakliga skäl:

  • För att kunna hantera och administrera din bokning på våra hotell
  • För att kunna hantera ditt eventuella medlemskap i Scandic Friends och/eller Scandic Sports
  • För att kunna svara på frågor eller kommentarer som inkommit via e-post dig behöver vi behandla e-post, namn och eventuella andra personuppgifter som lämnas via e-posten
  • För att kunna fullgöra de rättsliga skyldigheter som åläggs oss genom exempelvis bokföringslagen (bokföringslagen) behöver vi lagra bokföringsuppgifter, som kan innehålla personuppgifter, under en föreskriven tid
  • Vi har säkerhet på plats för att skydda oss mot externa och interna hot och behandla tekniska loggar där personuppgifter kan finnas

Du hittar information om hur du kontaktar oss under rubriken Vem kontaktar du vid frågor nedan.

INNEHÅLL

1. BAKGRUND, OMFATTNING OCH PERSONUPPGIFTSANSVAR
2. INSAMLING OCH BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
2.1 Bokningar
2.1.1 Hotellbokning
2.1.2 Mötes- och gruppbokning
2.2 Andra Tjänster kopplade till våra hotell
2.3 In- och utcheckning på hotell
2.3.1 Hantering registreringskort
2.4 Kund och lojalitetsklubbar (Scandic Friends och Scandic Sports)
2.5 Marknadsföring i egna kanaler och i externa digitala kanaler
2.5.1 Kundundersökningar
2.5.2 Tävlingar
2.6 Presentkort / voucher
2.7 Hantering av personuppgifter i e-post
2.8 Rättsliga förpliktelser
2.9 Hantering av kundserviceärenden
2.10 Sociala medier och online-omdömen
3. HUR LÄNGE SPARAS DINA PERSONUPPGIFTER?
4. MOTTAGARE VI DELAR INFORMATION MED
4.1 Övriga mottagare
5. HUR SKYDDAS DINA PERSONUPPGIFTER?
6. ANDRAS APPLIKATIONER/WEBBSIDOR
7. COOKIES
8. DINA RÄTTIGHETER
9. VEM KONTAKTAR DU VID FRÅGOR?

INTEGRITETSPOLICY

1. BAKGRUND, OMFATTNING OCH PERSONUPPGIFTSANSVAR

Denna integritetspolicy (”Integritetspolicy”) beskriver hur Scandic Hotels Holding AB, (org.nr 556723-5725) (”Scandic Group”) tillsammans med de bolag som ingår i koncernen;

  • Scandic Hotels AB
  • Scandic Hotels AS
  • Scandic Hotels A/S
  • Scandic Hotels Oy
  • Scandic Hotels GmbH

(gemensamt ”Scandic”, ”vi”, ”oss”), behandlar dina Personuppgifter inom ramen för koncernens verksamhet. Med "Personuppgifter" avses all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk, levande person.

I denna Integritetspolicy beskriver vi i vilka situationer Scandic behandlar dina Personuppgifter, vilken legal grund vi stödjer oss på för detta, hur vi skyddar dina uppgifter och hur du kan utöva dina datarättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Scandic Group är självständigt personuppgiftsansvarig för kund och medlemsuppgifter som registreras och lagras i centrala system för bokning, fakturering och hantering av medlemskap. Scandic Group är också självständigt personuppgiftsansvarig för hantering av personuppgifter inhämtade via webbsidor, i Scandic-appen, inom ramen för lojalitetsprogrammet samt i samband med behandling för marknadsföring och kommunikation till dig.

Mellan Scandic Group och de bolag som listas ovan (som ansvarar för samtliga hotell inom respektive land) finns ett gemensamt personuppgiftsansvar för viss behandling av dina uppgifter. Det gemensamma ansvaret rör administrationen av dina personuppgifter i samband med;

  • bokning av hotellrum,
  • fakturering av hotellrum och beställda tjänster,
  • nyttjande eller intjänande av Scandic Friends poäng,  

De bolag som listas ovan har även ett självständigt personuppgiftsansvar för begränsad personuppgiftsbehandling. Det kan exempelvis röra sig om behandling i samband med SPA-behandlingar, restaurangbokningar, parkeringstillstånd och liknande tjänster som enbart utförs på vissa av Scandics hotell. Har du specifika frågor kring detta kan du kontakta oss via e-post: gdpr@scandichotels.com

Vi behandlar dina Personuppgifter när du använder våra tjänster (”Tjänsterna”) på det vis som framgår nedan i denna Integritetspolicy. Vi värnar om din integritet och följer vid var tid tillämplig lagstiftning som syftar till att skydda dig som individ. Denna Integritetspolicy anger grunden för hur vi behandlar de Personuppgifter du lämnar till oss eller som vi samlar in om dig när du använder Tjänsterna. För vissa av våra Tjänster finns det även särskilda villkor som du måste godkänna innan användning.

Om du bokar ett hotell- eller mötesrum på en av våra Franchisetagares hotell, eller bokar ett bord på en av våra Franchisetagares restauranger, är Franchisetagaren som personuppgiftsansvarig, skyldig att informera dig om behandlingen, samt dina rättigheter och skyldigheter därtill. Franchisetagaren kommer att behandla dina Personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy om inget annat anges.

Om vi gör större ändringar i Integritetspolicyn kommer vi att meddela dig detta. Metoden att meddela dig varierar beroende på vilka av våra Tjänster du använder och när. Du kommer alltid att hitta våra uppdaterade villkor publicerade på Scandics webbplatser.

2. INSAMLING OCH BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

Att du känner dig trygg hos oss är viktigt för oss. Vi värnar alltid om din integritet och vidtar åtgärder av olika slag för att skydda dig som individ. I detta avsnitt beskriver vi hur vi samlar in och behandlar dina Personuppgifter.

Beroende på vilken av våra Tjänster du använder kan insamlingsmetoden, ändamålen och medlen för behandlingen variera. Nedan följer en beskrivning av de ändamål för vilka Scandic behandlar dina personuppgifter.

2.1 Bokningar

2.1.1 Hotellbokning

När du bokar ett hotellrum, tillvalsprodukter och tjänster hos oss, oavsett om bokningen sker via vår webbplats, via en online bokningskanal, via vår app, via en resebyrå, direkt via våra hotell eller via våra bokningscenter behandlar vi dina Personuppgifter i syfte att (a) ge dig möjlighet att boka ett rum enligt dina önskemål, (b) administrera och ta betalt för din bokning, (c) bekräfta bokningen till dig (bokningsbekräftelse) samt (d) tillhandahålla icke-kommersiella meddelanden till dig via telefon, e-post, sms och/eller push-notiser (om du använder vår app). Dessa meddelanden kan vara information om eventuella avvikelser samt betalningspåminnelser, (e) ge dig erbjudanden kopplade till vistelsen.

Om du är medlem i vårt lojalitetsprogram ”Scandic Friends” och du väljer att ange ditt medlemsnummer i samband med bokningen, sparas dina bokningsuppgifter i din medlemsprofil. Är du inte medlem i Scandic Friends, men önskar att bli det, kan Personuppgifter från din bokning, med din tillåtelse, användas för att skapa en medlemsprofil. Läs mer om hur dina Personuppgifter behandlas i Scandic Friends under avsnitt 2.4 nedan.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn och födelsedatum)

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress)

- Särskilda kategorier av personuppgifter (t.ex. uppgifter om hälsa vid bokning av ett handikappanpassat rum)

- Om tillämpligt, Scandic Friends medlemsnummer

- Övriga uppgifter du lämnar i samband med din bokning (t.ex. önskemål om våningsplan)

- Bank- eller kreditkortsnummer

Behandlingen är nödvändig för att uppfylla avtalet med dig (för att tillhandahålla hotellrum).

För särskilda kategorier av personuppgifter inhämtar vi ditt samtycke.

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

Beroende på hur du har gjort din bokning:

- Direkt från dig då information har lämnats i vårt webbformulär

- Via bokningskanalen som du har använt

- Från resebyrån som du har använt

- Direkt från dig vid bokning hos vårat hotell

- Genom ditt medlemskap i Scandic Friends

- Det Scandichotell där du har bokat hotellrum

- Systemtjänstleverantör som tillhandahåller och supporterar bokningssystem

- Tjänsteleverantör för kundkommunikation tex sms, e-post och pushnotiser

- Systemtjänstleverantör för medlemsprogram

Lagringsperiod: 14 månader efter avslutad vistelse, såvida du inte har ett medlemskap i Scandic Friends där dina bokningsuppgifter sparas i din medlemsprofil så länge medlemskapet är pågående.

2.1.2 Mötes- och gruppbokning

Om du bokar ett mötesrum hos oss antingen via oss direkt eller via våra underleverantörer för mötesbokningar behandlar vi dina Personuppgifter i syfte att hantera, administrera, följa upp och ta betalt för din bokning.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn och födelsedatum)

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress)

- Om tillämpligt, Scandic Friends medlemsnummer

- Övriga uppgifter du lämnar i samband med din bokning (t.ex. önskemål om tillgänglighet, allergier, utrustning etc.)

Behandlingen är nödvändig för att uppfylla avtalet med dig (för att tillhandahålla bokningen).

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

Beroende på hur du har gjort din bokning:

- Direkt från dig då information har lämnats i vårt webbformulär

- Via bokningskanalen som du har använt

- Från resebyrån som du har använt

- Direkt från dig vid bokning hos vårat hotell

- Genom ditt medlemskap i Scandic Friends

- Det Scandichotell där du har bokat hotellrum

- Systemtjänstleverantör som tillhandahåller och supporterar bokningssystem

- Tjänsteleverantör för kundkommunikation tex sms, e-post och pushnotiser

- Systemtjänstleverantör för medlemsprogram

Lagringsperiod: Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen.

2.2 Andra Tjänster kopplade till våra hotell

På många av Scandics hotell erbjuder vi Tjänster såsom restauranger och barer, frukost, rumsservice, minibar, pool och SPA-behandlingar, tvätt, parkering, taxibeställning, fritt wifi osv. Om du använder någon av dessa Tjänster på våra hotell kan dina personuppgifter behandlas för att (a) administrera dessa bokningar och användning av sådan ytterligare tjänst, (b) kommunicera och informera dig angående dessa bokningar via våra kommunikationskanaler (t.ex. e-post, SMS eller telefon), och (c) hantera de kostnader som uppstår för sådana ytterligare Tjänster och/eller anläggningar.

Om du inom ramen för Tjänsterna ovan lämnar känsliga Personuppgifter till oss (t.ex. information om allergier eller andra preferenser), inhämtar vi ditt samtycke till att vi får behandla sådana uppgifter för att kunna ta hänsyn till dina önskemål.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn)

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer)

- Eventuellt Scandic Friends medlemskapsnummer

- Eventuellt bokad tid för önskad tjänst

- Känsliga personuppgifter (t.ex. uppgifter om allergier)

- Övriga uppgifter du lämnar i samband med din bokning (t.ex. önskemål om bordsplacering)

Behandlingen är nödvändig för att uppfylla avtalet med dig (tillhandahållande av tjänst på våra hotell).

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig i samband med att bokning har gjorts

- Via bokningskanalen som du har använt

- Via ditt medlemskap i Scandic Friends

- Från resebyrån som du har använt

- Företag som driver Scandic hotell eller restauranger men som inte är en del av Scandic-koncernen

- Det Scandichotell där du har bokat önskad tjänst

- Eventuella Franchisepartners (om t.ex en bokning görs på en Franchisetagares restaurang)

- Tjänsteleverantör för bokningen

Lagringsperiod: 35 dagar efter utförd tjänst i syfte att kunna hantera eventuella klagomål.

2.3 In- och utcheckning på hotell

När du bor på ett Scandic hotell behandlar vi dina Personuppgifter i syfte att (a) hantera din ankomst och avresa från vårat hotell, (b) tilldela dig ett nyckelkort till bokat rum, (c) hantera information om kreditkort och/eller annat betalningsmedel för att säkerställa betalning för din vistelse, (d) administrera Scandic Friends medlemsrelaterade ärenden såsom ex.vis att betala hotellnota med poäng, (e) hantera specifika önskemål för vistelsen hos Scandic enligt din profil i Scandic Friends, (f) hantera och eventuellt bedöma om du är kvalificerad för en rumsuppgradering och hantera detta om tillämpligt, (g) hantera betalning för din vistelse, (h) upprätta, skriva ut eller skicka en faktura för din vistelse, (i) hantera eventuella kundserviceärenden och ARN samt (j) betala ut provision till din resebyrå (om tillämpligt).

Om du uteblir utan avbokning eller gör din avbokning för sent enligt Scandics bokningsregler kommer vi att behandla dina personuppgifter i syfte att (a) avboka din vistelse och andra bokningar du eventuellt har gjort och (b) hantera, behandla och reglera alla utestående belopp som kan ha förfallit till betalning 

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn)

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress)

- Medlemsuppgifter (t.ex. medlemskapsnummer och poängsaldo)

- Ankomst- och avresedatum

- Bokningsuppgifter (t.ex. om avslutad eller framtida vistelse)

- Särskilda kategorier av personuppgifter (t.ex. uppgifter om allergier)

- Övriga uppgifter du lämnar i samband med din bokning (t.ex. önskemål om våningsplan)

- Information om medresenärer

- Bank- eller kreditkortsnummer

Behandlingen är nödvändig för att uppfylla avtalet med dig (tillhandahållande av bokat hotellrum).

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig i samband med att bokning har gjorts och/eller i samband med incheckning

- Via bokningskanalen som du har använt

- Från resebyrån som du har använt

- Det Scandichotell där du har bokat önskad tjänst

- Tjänsteleverantör för bokningen

Lagringsperiod: 14 månader efter avslutad vistelse, såvida du inte har ett medlemskap i Scandic Friends där dina bokningsuppgifter sparas i din medlemsprofil så länge medlemskapet är pågående.

2.3.1 Hantering registreringskort

För att Scandic ska kunna efterleva polismyndighetens föreskrifter, (PMFS 2015:6 FAP 279-1), 6 kap. 13 § utlänningsförordningen (2006:97), ska personer som inte är medborgare i Sverige och som bor på Scandics hotell fylla i ett registreringskort. Personer som är fast bosatta och folkbokförda i Sverige är undantagna från att fylla i registreringskortet. I samband med ifyllandet av registreringskort kontrollerar vi din identitet vilket innebär att en identitetshandling visas upp för kontroll. Inga kopior av identitetshandlingen tas eller sparas. Dock dokumenterar vi identitetshandlingens nummer.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (för- och efternamn)

- Födelsetid

- Hemortsadress

- Ankomst- och avresedag

- Information om hur personen har identifierat sig (id, körkort, pass eller annan identifikationshandling)

- Handlingens nummer

- Personens underskrift och datum

Behandlingen grundas på en rättslig förpliktelse för att kunna efterleva polismyndighetens föreskrifter

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig i samband med incheckning

- Det Scandichotell där du har bokat ett hotellrum

- Polismyndigheten vid eventuell förfrågan

Lagringsperiod: Registreringskortet raderas 3 månader efter det datum då registreringskortet skapades

2.4 Kund och lojalitetsklubbar (Scandic Friends och Scandic Sports)

Scandics tillhandahåller lojalitetsklubbarma Scandic Friends och Scandic Sports.
Scandic Friends är till för dig som vill tjäna poäng då du bor på våra hotell eller besöker våra restauranger och Scandic Sports är ett medlemskap som tillhandahåller dig och dina idrottslag förmåner (t.ex. rabatterade priser på hotell).

Om du är, eller i samband med att du blir medlem, i Scandic Friends eller Scandic Sports behandlar vi dina Personuppgifter i syfte att tillhandahålla, hantera, administrera, följa upp och underhålla ditt medlemskap (t.ex. ge dig poäng vid poänggrundande inköp). Vi behandlar även dina Personuppgifter i syfte att informera, kommunicera, besvara förfrågningar från dig om ditt medlemskap samt skicka erbjudanden om våra egna, Franchisetagares eller samarbetspartners varor och Tjänster.

Individuella erbjudanden baseras på tidigare val som du gjort samt vilka Tjänster du har nyttjat. Vi använder kunskap från ditt medlemskap i Scandic Friends och Scandic Sports och de preferenser du lägger in i din medlemsprofil för att skapa relevanta erbjudanden om våra Tjänster som vi kan ge till dig. Vi kan komma att sända dig erbjudanden via våra kommunikationskanaler och/eller via sociala medier och webbannonsering på andra ställen än Scandics webbsidor. I dessa kanaler kan vi ge dig information och erbjudanden om våra egna, Franchisetagares eller samarbetsparters varor och Tjänster, så länge ett kundförhållande mellan dig och Scandic består (dvs. i upp till 14 månader efter din senaste kontakt med oss) eller så länge du är medlem i våra lojalitetsklubbar eller prenumererar på våra nyhetsbrev/finansiella tjänster.

Om du inte är Scandic Friends/Scandic Sports medlem kan vi, med din tillåtelse, använda dina Personuppgifter som du lämnar till oss, i samband med din användning av våra Tjänster, för att skapa en medlemsprofil till dig (t.ex. bokningsuppgifter).

Vi kan komma att dela dina Personuppgifter och annan information om ditt medlemskap (t.ex. poängsaldo) i enlighet med avsnitt 4. Mottagare vi delar information med, i syfte att t.ex. ge dig poäng vid poänggrundande inköp.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn och födelsedatum)

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress)

- Inloggningsuppgifter till din medlemsprofil

- Bokningsuppgifter (t.ex. om avslutad eller framtida vistelse)

- Medlemsuppgifter (t.ex. medlemsnummer och poängsaldo)

- Medlemsnummer och medlemskap i andra kundklubbar (frivilligt -för att ta del av partnererbjudanden)

- Sport ditt idrottslag verkar inom

- Prefenser som du delat med dig av i din medlemsprofil

- Övriga uppgifter du lagt in i din medlemsprofil (t.ex. önskemål om våningsplan, handikappanpassat rum)

- Köpbeteende

Behandlingen är nödvändig för att uppfylla det avtal som ingåtts med dig avseende ditt medlemskap i Scandic Friends/Scandic Sports.

För särskilda kategorier av personuppgifter inhämtar vi ditt samtycke.

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig då du registrerar ett Scandic Friends/Scandic Sports medlemskap

- Från våra partners som delar med sig av uppgifter om det skett någon form av utbyte av medlemspoäng mellan programmen

- Från dina inköp och aktiviteter när du interagerar med Scandic tex bor, har möten eller har kontakt med vår kundservice

- Det Scandichotell som du har bokat

- Tjänsteleverantör för administration av medlemskapet

- Partners

- Systemtjänsteleverantör av bokningssystem, kundärendehantering,

- Tjänsteleverantör av callcenter/kundservice

Lagringsperiod: Till dess medlemskapet upphör och en period om 14 månader därefter för att t.ex. kunna hantera eventuella bokningar kopplade till medlemskapet

2.5 Marknadsföring i egna kanaler och i externa digitala kanaler

Som kund hos Scandic (om du har bott hos oss eller nyttjat någon av våra Tjänster) kan vi komma att sända dig erbjudanden via våra kommunikationskanaler (e-post, sms, post eller pushnotiser via vår app). Vi kan ge dig erbjudanden om våra egna, Franchisetagares eller samarbetsparters varor och Tjänster, så länge ett kundförhållande mellan dig och Scandic består eller så länge du är medlem i våra lojalitetsklubbar eller prenumererar på våra nyhetsbrev/finansiella tjänster.

När du besöker våra hemsidor och har godkänt att vi sätter cookies på din dator, kommer du att få en mer relevant och inspirerande kundupplevelse. Med hjälp av cookiedata kan ett personaliseringssystem följa dina interaktioner på sajten och därmed presentera mer relevanta Tjänster till dig beroende av vilka Tjänster du tittar på, lägger i din varukorg och/eller köper.

Om du har ett konto och loggar in, eller använder samma webbläsare som vid ett tidigare besök så kommer våra system kunna koppla ihop dina tidigare interaktioner med sajten med ditt nya besök. På så vis kommer du fortsatt få presenterat mer relevanta produkter för just dig. 

Om du prenumererar på våra nyhetsbrev kommer vi att behandla dina Personuppgifter i syfte att sända dig erbjudanden eller nyhetsbrev via våra kommunikationskanaler om våra egna, Franchisetagares eller samarbetspartners Tjänster och produkter. Vi kan även, om du begärt att få våra finansiella rapporter och pressmeddelanden, sända dessa till dig via e-post så länge som prenumerationen består.

Om du inte längre vill få nyhetsbrev eller annan direktmarknadsföring från oss kan du antingen säga upp prenumerationen på våra marknadsföringsmeddelanden genom att klicka på länken för avregistrering i de meddelanden vi skickar till dig, alternativt kontakta oss enligt information under punkt 9. Kontakta oss.

Om du har påbörjat en beställning men inte slutfört den kan vi komma t att skicka e-post till dig för att påminna om beställningen.

Vi vill ge dig en personlig upplevelse genom att ge dig personligt anpassad marknadsföring baserat på dina interaktioner med oss och analys av ditt kundbeteende på våra webbplatser, till exempel din köp- och surfhistorik.

För att kunna välja ut innehåll som passar dina intressen kan vi använda information som vi har samlat in från dig som medlem, eller prenumerant på nyhetsbrev, eller om du har köpt en tjänst hos oss.

Vi samarbetar med annonspartners såsom Meta och Google, som gör det möjligt för oss att identifiera och kommunicera med rätt kundsegment och skapa och distribuera personligt anpassat annonsinnehåll. Vi kan dela den information som vi samlat in om dig, samt din krypterade e-postadress med våra annonspartners. Syftet med detta är att visa relevanta annonser för dig på tredje parts webbplatser och appar. För att kunna göra det stämmer vi av dina uppgifter mot den aktuella annonspartnerns databas. Om en matchning hittas får du relevant reklaminnehåll i ditt flöde på vissa sociala medier. Om ingen matchning hittas förstörs dina uppgifter på ett säkert sätt. Dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt med hjälp av en teknik som kallas hashing. Detta innebär att dina uppgifter krypteras på ett sådant sätt att de inte kan läsas av någon annan än mottagaren för det uttryckligen angivna syftet. Varje annonspartner är personuppgiftsansvarig för sin egen del av behandlingen, däribland eventuell överföring av personuppgifter till länder utanför EES.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn)

- Medlemsuppgifter om du är medlem i Scandic Friends

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress)

- Bokningsuppgifter (t.ex. om avslutad eller framtida vistelse)

- Det företag du arbetar på

- Användargenererade data (t.ex. köp-, klick- och webbhistorik).

Behandlingen grundas med stöd av vårt berättigade intresse att sända direktmarknadsföring, alternativt ditt samtycke i de delar vi samlar in uppgifter via cookies eller annan spårningsteknik.

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig i samband med att bokning har gjorts, i samband med vår analys av hur du interagerar med oss, eller då du har lämnat ditt samtycke till och valt att prenumerera på vårt nyhetsbrev.

- Tjänsteleverantör för hantering av nyhetsbrev

Lagringsperiod: Vi sparar personuppgifter så länge kundförhållandet med dig består, men du har alltid rätt att invända mot vår direktmarknadsföring, dvs. marknadsföring från oss via post, e-post och SMS. Detta gör du genom att kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan) alternativt att du avregistrerar dig direkt i utskicket.

2.5.1 Kundundersökningar

Vi kommer stundtals att sända dig kundundersökningar och även be dig utvärdera de Tjänster du köpt, för att ge dig möjlighet att påverka vårt produkt- och tjänsteutbud.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn)

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress)

- Bokningsuppgifter (t.ex bokningsreferens)

Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse.

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- I samband med att du använt någon av våra Tjänster

- Tjänsteleverantör för administration av kundundersökningar

Lagringsperiod: 14 månader efter avslutad vistelse, såvida du inte har ett medlemskap i Scandic Friends där dina bokningsuppgifter sparas i din medlemsprofil så länge medlemskapet är pågående.

2.5.2 Tävlingar

Scandic arrangerar emellanåt pristävlingar för våra medlemmar via e-post utskick samt via våra sidor på sociala medier. Om du väljer att delta i en tävling vi anordnar kommer vi att behandla de Personuppgifter du lämnar i samband därmed, i syfte att utse och kontakta en vinnare för att förmedla vinster.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn)

- Medlemsuppgifter om du är medlem i Scandic Friends.

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress)

- Tävlingsbidrag

Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig då du anmäler dig till att vara med i en tävling

- Tjänsteleverantör för administration av tävlingar

Lagringsperiod: 14 månader efter avslutad vistelse, såvida du inte har ett medlemskap i Scandic Friends där dina bokningsuppgifter sparas i din medlemsprofil så länge medlemskapet är pågående. För övriga tävlingar raderas uppgifterna då tävlingen är avslutad.

2.6 Presentkort / voucher

Det är möjligt att via samarbetspartners till Scandic köpa presentkort som kan användas för att betala hotellrum, användas i våra restauranger eller i samband med andra Tjänster som våra hotell erbjuder.

För att ett presentkort ska vara giltigt behöver vi hantera dina, och om det är aktuellt, presentkortsmottagarens personuppgifter.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn)

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer)

Behandlingen är nödvändig för att uppfylla avtalet med dig (tillhandahållande av presentkort/voucher)

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig i samband med att presentkort köps/voucher används

- Det Scandichotell där presentkortet/voucher används

- Tjänsteleverantör för administration av presentkort

- Scandic Friends medlemsdatabas

Lagringsperiod: 14 månader efter avslutad vistelse, såvida du inte har ett medlemskap i Scandic Friends där dina bokningsuppgifter sparas i din medlemsprofil så länge medlemskapet är pågående.

2.7 Hantering av personuppgifter i e-post

I vårt dagliga arbete kommunicerar vi med gäster, medlemmar, samarbetspartner och anställda. En del av denna kontakt hanteras genom e-post och i samband med detta behandlar vi också i normalfallet personuppgifter.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Kontaktuppgifter (t.ex. namn)

- E-postadress,

- Ostrukturerade uppgifter som meddelandet kan innehålla

- Namn och information till tredje man som den som kontaktar Scandic lämnar i e-postmeddelandet.

Avseende inkommande e-post har Scandic ett berättigat intresse att ta emot och ta del av meddelanden.

För den fortsatta hanteringen av personuppgifter som inkommit via e-post till Scandic beror den legala grunden på det ändamål som ärendet är kopplat till.

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig i samband med att ett e-postmeddelande skickas till Scandic.

- Från annan än den som skickade e-post om tredje man nämns i meddelandet. 

- Anställda inom Scandicgruppen

- Tjänsteleverantör som hanterar lagring av e-posttjänst

Lagringsperiod: Så länge det finns ett ändamål att spara e-post

2.8 Rättsliga förpliktelser

Scandic kommer, till följd av lag, domstol eller myndighetsbeslut, behandla dina Personuppgifter i syfte att uppfylla en rättslig förpliktelse som ålagts oss (t.ex. skyldigheter vi har enligt Skattelagen, Bokföringslagen, beslut från polis eller annan myndighet) och de personuppgifter som kommer att behandlas är de som krävs enligt lag, domstol eller myndighetsbeslut. Personuppgifterna kan omfatta information om namn, betalningsinformation bokningsuppgifter, kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress) eller andra uppgifter om dina genomförda köp (kvitton med mera).

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Personuppgifter som krävs enligt lag, domstol eller myndighetsbeslut. Kan omfatta uppgifter om namn, betalningsinformation, bokningsuppgifter, kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer, adress) eller andra uppgifter om dina genomförda köp (kvitton med mera).

Behandlingen grundar sig på vår skyldighet att uppfylla våra rättsliga förpliktelser

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- I de flesta fall direkt från dig då du har varit i kontakt med Scandic

- Den myndighet som kräver att uppgifterna överlämnas

Lagringsperiod: Enligt medlemsstatens gällande lagar på respektive område

2.9 Hantering av kundserviceärenden

Vi eller vår underleverantör för kundservicetjänster kommer att behandla dina Personuppgifter i syfte att besvara, assistera, följa upp eller hantera ditt kundserviceärende. Detta omfattar den behandling som krävs för att besvara eventuella frågor du ställt till oss via telefon, chat, e-post, sociala medier eller någon av våra andra kommunikationskanaler. Vi behandlar dina Personuppgifter, inom ramen för detta ändamål, för att kunna utreda klagomål, reklamationer eller tillhandahålla support, inbegripet teknisk support, till dig.

Personuppgifter och annan information som du lämnar till oss via sociala medier i samband med ett kundserviceärende, kommer även att behandlas av företaget bakom den sociala media tjänsten (t.ex. Meta). Leverantören bakom den sociala media kanalen kommer att behandla dina Personuppgifter som både ett personuppgiftsbiträde till oss (t.ex. då leverantören behandlar data åt oss i syfte att rapportera statistik om enskilda som kommunicerat med oss via våra kanaler) eller som en separat personuppgiftsansvarig (t.ex. för tillhandahållande och administration av sin tjänst).

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Identitetsuppgifter (t.ex. namn)

- Kontaktuppgifter (t.ex. e-postadress, telefonnummer)

- Information om tidigare eller framtida bokningar

Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse att hantera kundserviceärenden

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig i samband med att du kontaktar oss i ett kundserviceärende

- Tjänsteleverantör för kundservice

- Leverantören för sociala medier

- Leverantör av chat

Lagringsperiod: Sex månader efter kundserviceärendet avslutats i syfte att kunna administrera och erbjuda eventuell uppföljning av ditt ärende

2.10 Sociala medier och online-omdömen

Vi kan behandla dina personuppgifter i samband med att du kommunicerar med oss via våra sociala medier (exempelvis Facebook, Instagram och LinkedIn) eller om du ger oss omdömen via exempelvis TripAdvisor. Syftet med behandlingen är att (a) ha möjlighet att besvara dina frågor eller klagomål som du har skrivit på sociala medier, (b) övervaka vad som skrivs om oss och vilka omdömen du lämnar om oss samt (c) att kunna identifiera möjligheter och även förbättra våra Tjänster.

Det är möjligt att skriva ett eget innehåll på våra sociala plattformar. Tänk på att allt som skrivs på våra sidor kommer att vara tillgängligt för alla som är inne på våra sidor och att du därför bör vara försiktig med att delge dina personuppgifter på dessa plattformar.

Läs även respektive Integritetspolicy och policy för cookies som gäller på de sociala medieplattformar du använder.

Personuppgifter som behandlas Laglig grund för behandlingen

- Alla personuppgifter som du skriver och publicerar på våra sociala plattformar

Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse att hantera dessa personuppgifter

Hur personuppgifter samlas in Mottagare av uppgifter

- Direkt från dig i samband med att du publicerar information på våra sociala plattformar eller då du ger oss ett omdöme

- Tjänsteleverantör för övervakning av rykte-och anseende online

Lagringsperiod: Uppgifterna ligger kvar till dess att användaren väljer att ta bort eller ändra sina uppgifter

3. HUR LÄNGE SPARAS DINA PERSONUPPGIFTER?

Dina Personuppgifter sparas så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen med vår behandling. Därefter kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina Personuppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Under respektive behandling som angivits ovan finns en definierad lagringsperiod. Notera dock att vi kan spara uppgifter om dig under en längre tid om en rättstvist initieras eller om det krävs enligt tillämplig lag.

Scandic gallrar Personuppgifter i enlighet med vid var tid gällande lag och enligt ovan angivna kriterier. Det innebär t.ex. att Scandic raderar eller avidentifierar dina Personuppgifter när ändamålet för behandlingen är uppfyllt.

4. MOTTAGARE VI DELAR INFORMATION MED

Dina Personuppgifter kan komma att överföras till mottagare inom och utanför EU/EES och Scandic kommer alltid att ingå nödvändiga personuppgiftsbiträdesavtal med de företag som behandlar Personuppgifter å våra vägnar där syftet med detta är att säkerställa en adekvat skyddsnivå för personuppgiftsbehandlingen.

Våra underleverantörer behandlar endast dina Personuppgifter i enlighet med våra uttryckliga instruktioner och får inte, om det inte uttryckligen anges, behandla dina Personuppgifter för egna ändamål. De är även skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina Personuppgifter från obehörig åtkomst och intrång.

Mottagare Syfte Laglig grund för överföringen
Franchisetagare Scandic förblir alltid personuppgiftsansvarig för dina Personuppgifter inom ditt medlemskap i Scandic Friends. Vi kommer dock att överföra uppgifter om detsamma till Franchisetagaren i syfte att du ska tillges poäng för exempelvis din vistelse på Franchisetagarens hotell. I sådana fall kommer Franchisetagaren att agera som ett personuppgiftsbiträde till oss och endast behandla Personuppgifterna i enlighet med våra explicita instruktioner. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla avtalet med dig.
Underleverantörer för bokning, kundservice, IT och betaltjänster För att uppfylla ändamålen med vår behandling tar vi hjälp av andra bolag för att uppfylla våra skyldigheter gentemot dig. Med anledning av detta delar vi dina Personuppgifter med företag som tillhandahåller Tjänster till Scandic, för bokning, kundservice, analystjänster, kommunikation och leverans av marknadsföringsmaterial. Vi delar även dina Personuppgifter med företag som hanterar drift, lagring, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar. Vidare lämnar vi ut dina Personuppgifter till betaltjänstleverantörer som levererar betaltjänster till oss, i syfte att kunna ta betalt från dig. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla avtalet med dig.
Underleverantörer för analystjänster, marknadsföring samt IT-drift och säkerhet För att uppfylla ändamålet att kunna utföra analystjänster, marknadsföring mot våra kunder och hantering av IT-drift, lagring, teknisk support och underhåll av våra IT-tjänster så delar vi dina Personuppgifter med företag som levererar dessa Tjänster åt oss. Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse att kunna utföra direktmarknadsföring mot våra kunder, och för att säkerställa ett tillräckligt skydd för de uppgifter vi ansvarar för.
Affärspartners Vi kan komma att dela dina Personuppgifter med våra affärspartners i syfte att skapa och samordna erbjudanden och aktiviteter för våra medlemmar och gäster.

4.1 Övriga mottagare

Vi kommer i förekommande fall överföra dina Personuppgifter till andra mottagare än de som angivits ovan om det är nödvändigt för att uppfylla ändamålen nedan.

Mottagare Syfte Laglig grund för överföringen
Myndigheter Vi lämnar ut Personuppgifter om dig till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga förpliktelser.
Inkassoföretag Om du inte betalar kommer vi att överföra dina Personuppgifter till ett inkassoföretag i syfte att driva in din skuld till oss. Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse att få betalt.
Domstol, Motparter, etc. I samband med en rättstvist kommer vi, om nödvändigt, att överföra dina Personuppgifter till domstol, myndighet eller motpart i syfte att tillvarata våra rättigheter. Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse av att kunna tillvarata våra rättigheter.
Företagsöverlåtelse eller annan överföring av verksamhet Om Scandic omorganiserar sin verksamhet, eller om ett annat företag förvärvar Scandic eller delar av vår verksamhet, kommer vi att dela dina uppgifter med tredje part som genomför due diligence process och till den part som förvärvar hela eller delar av verksamheten och som kommer att överta rättigheterna och skyldigheterna med avseende på den information som beskrivs i denna integritetspolicy. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttring, omorganisation eller sammanslagning.

5. HUR SKYDDAS DINA PERSONUPPGIFTER?

Att skydda dina personuppgifter är av yttersta vikt för Scandic varför vi har implementerat nödvändiga organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att dina Personuppgifter skyddas mot t.ex. förlust, manipulation och obehörig åtkomst. Dessa åtgärder omfattar bland annat utbildning till våra anställda, processer för hur vi hanterar information samt hur vi bygger vår IT-infrastruktur.

Syftet med våra informationssäkerhetsaktiviteter är att implementera en lämplig nivå för skydd av informationstillgångar och förebyggande riskåtgärder.

Våra anställda får utbildning i dataskydd och är ansvariga för att fullgöra sina skyldigheter. Våra samarbetspartners är också skyldiga till att säkerställa att deras anställda följer samma regelverk som vi gör, och att deras anställda uppfyller kraven för behandling av personuppgifter.

Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den fortlöpande tekniska utvecklingen för att på så sätt upprätthålla en hög säkerhetsnivå.

6. ANDRAS APPLIKATIONER/WEBBSIDOR

I Scandics Tjänster kan det förekomma länkar till andra applikationer eller webbsidor som inte kontrolleras av Scandic. Denna Integritetspolicy är endast tillämplig på ditt användande av Scandics egna Tjänster. Scandic ansvarar inte för innehållet i länkade applikationer/webbsidor och den behandling av Personuppgifter som eventuellt görs av ägare eller operatörer av dessa.

7. COOKIES

Scandic använder cookies genom sina digitala Tjänster som automatiskt samlar in Personuppgifter om dig (t.ex. IP-adress och beteendemönster). Vi använder cookies i syfte att förbättra din upplevelse och säkerheten på våra digitala Tjänster (t.ex. i syfte att komma ihåg förvalt språk, erbjuda möjlighet att komma ihåg lösenord och användarnamn för Scandic Friends, samt underlätta då du orienterar dig fram på vår hemsida).

I samband med att du använder vår hemsida, samlar vi även in anonymiserade uppgifter om dig via ett analysverktyg. Underlagen från de analyser vi gör ligger till grund för utvecklingen av våra IT-system, hemsida och produkt- & tjänsteutbud. Information från analysen kan dock aldrig kopplas ihop med dig, utan används enbart för statistiska ändamål.

Information om hur Scandic använder cookies, vilka Personuppgifter vi samlar in via cookies, vad de används till och hur du kan hantera dem framgår av Scandics vid var tid gällande Cookie Policy (https://www.scandichotels.se/kundservice/priser-och-bokningsregler/cookie-policy).

8. DINA RÄTTIGHETER

Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till vår behandling av dina Personuppgifter. Om du vill utöva dina rättigheter, skicka e-post till gdpr@scandichotels.com eller besök något av våra hotell och tala med receptionen så hjälper de dig.

  • Tillgång till dina Personuppgifter
    Du har rätt att kostnadsfritt begära att få en bekräftelse från oss att vi behandlar dina Personuppgifter, samt begära tillgång till de Personuppgifter som vi behandlar om dig, tillsammans med information om behandlingen och dina rättigheter i samband därmed, ett s.k. registerutdrag.
  • Begära rättelse
    Du har, om du anser att en Personuppgift som vi behandlar om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att begära rättelse av Personuppgiften. Notera särskilt att Scandic inte ansvarar för problem som uppstår till följd av att dina Personuppgifter är felaktiga om du underlåtit att informera oss därom.
  • Återkalla samtycke med framtida verkan
    I den utsträckning vi behandlar dina Personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen. Återkallandet gäller inte retroaktivt.
  • Motsätta dig behandling för direktmarknadsföringsändamål
    Som nämnt ovan, har du rätt att motsätta dig behandling för direktmarknadsföringsändamål. Du avregistrerar dig från fortsatt behandling genom att antingen klicka på avregistreringslänken i utskicket eller kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan).
  • Motsätta dig viss behandling
    Du har rätt att motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse om du har personliga skäl som rör situationen. Vi får dock fortsätta att behandla dina Personuppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har berättigade skäl för detta som överväger ditt integritetsintresse.
  • Radering
    Du har rätt att begära att få dina Personuppgifter raderade om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de har samlats in för. Du kan även få Personuppgifterna raderade om du har återkallat ditt samtycke.
  • Begränsning av behandling
    Du har rätt att begära att behandlingen av dina Personuppgifter begränsas. Notera dock att detta kan medföra att vi i vissa fall inte kan tillhandahålla dig alla våra Tjänster.
  • Dataportabilitet
    Du har rätt att få ut de Personuppgifter som vi behandlar om dig i ett allmänt använt, strukturerat och maskininläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar endast de Personuppgifter du själv tillhandahållit oss som vi behandlar automatiserat med stöd av samtycke eller fullgörande av avtal.
  • Lämna klagomål till en tillsynsmyndighet
    Om du inte är nöjd med vår behandling eller av andra skäl anser att vi behandlat dina Personuppgifter på ett felaktigt sätt, har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten för dataskydd, vilket i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

9. VEM KONTAKTAR DU VID FRÅGOR?

Om du har några frågor, kommentarer eller klagomål om vår behandling av dina Personuppgifter, vår efterlevnad av denna Integritetspolicy eller om du önskar få någon av dina rättigheter tillgodosedda är du välkommen att kontakta oss (se kontaktuppgifter nedan).

Kontaktuppgifter

Scandic Hotels Holding AB, 556723-5725 Box 6197, 102 33 Stockholm, Sverige

E-post: gdpr@scandichotels.com

Telefonnummer: 08 – 517 350 00

Integritetspolicyn uppdaterades senast: ÅÅÅÅ-MM-DD