Integritetspolicy

Antagna 2016-04-04

Inom Scandic Hotels AB (org.nr. 556299-1009) och andra bolag inom Scandic-gruppen behandlar vi Personuppgifter för användare, kunder och medlemmar i Scandic Friends som använder våra tjänster ("Tjänsterna"). Vi värnar om din integritet och följer vid var tid tillämplig lagstiftning som syftar till att skydda dig som privatperson. Nedan kallas Scandic Hotels AB, bolag inom Scandic-gruppen och HTL-gruppen, partnerhotell och franchisehotell gemensamt för "Scandic". 

Scandic Hotels AB är personuppgiftsansvarig med hänsyn till Tjänsterna, men andra Scandic-bolag kan uppträda som personuppgiftsbiträden eller vara personuppgiftsansvarig för vissa Personuppgifter tillsammans med Scandic Hotels AB t.ex. med hänsyn till hotellbokningar. Med "Personuppgifter" avses all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en idag levande fysisk person.

Vi eftersträvar att upprätthålla en hög nivå av skydd för den personliga integriteten. Scandic använder Personuppgifter främst för att administrera, tillhandahålla, utveckla och underhålla Tjänsterna, bearbeta dina bokningar, optimera din upplevelse av Tjänsterna och individualisera kommunikationen med dig. Var vänlig och läs denna Integritetspolicy noga för att förstå hur och för vilka ändamål vi behandlar dina Personuppgifter. Genom att lämna dina Personuppgifter till oss och godkänna tillämpliga villkor samtycker du till att dina Personuppgifter behandlas i enlighet med vad som anges i de särskilda villkoren för respektive tjänst och denna Integritetspolicy. Om lagen kräver ett mer specifikt samtycke från dig kommer vi naturligtvis fråga efter ett sådant.

Denna Integritetspolicy tillsammans med Scandic Friends Medlemsvillkor, Scandics Bokningsvillkor, Webbplatsvillkor, Scandics Cookie Policy och eventuella andra villkor som reglerar Scandics behandling av Personuppgifter från tid till annan kallas fortsättningsvis "Integritetsvillkor". Integritetsvillkoren anger grunden för hur vi behandlar Personuppgifter som du lämnar till oss när du använder Tjänsterna eller som vi samlar in om dig. För vissa av våra tjänster finns det alltså även särskilda villkor för behandling av Personuppgifter som du godkänner när du använder respektive tjänst.

Ändringar i denna Integritetspolicy meddelas genom att de nya villkoren publiceras på Scandics webbplatser och vi rekommenderar därför att du regelbundet tar del av dessa.
Om du adderar Personuppgifter om andra personer är du ansvarig för att Scandic får behandla även de Personuppgifterna i enlighet med tillämpliga Integritetsvillkor.

1. Insamling och behandling av Personuppgifter

Scandic samlar in och behandlar dina Personuppgifter endast om det är tillåtet enligt lag. Insamling och behandling kan ske när du använder Tjänsterna, t.ex. gör en bokning eller under och efter din vistelse. Vi använder olika metoder för att samla in Personuppgifter som exempelvis cookies, web beacons, kundundersökning och medlemsservice. Vid olika tillfällen samkör eller importerar Scandic Personuppgifter från databaser inom och utanför Scandic (t.ex. från Facebook eller Google). Vi får från tid till annan Personuppgifter om dig från bolag inom Scandic, samarbetspartners och annan information som kan komma att adderas till din profil (om en profil skapats).

Det är viktigt för Scandic att alltid hålla dina Personuppgifter uppdaterade och korrekta, varför vi kan komma att importera Personuppgifter från dig från externa källor såsom offentliga register.

När det enligt lag krävs att samtycke inhämtas för behandling av vissa slags Personuppgifter eller för vissa former av behandling, så kommer samtycke inhämtas från dig innan behandling sker.

2. Information från och om dig som vi samlar in och behandlar

Vi samlar endast in Personuppgifter som är relevanta för det ändamål som beskrivs i de särskilda villkoren för varje Tjänst och denna Integritetspolicy. Den information som kan komma att samlas in är t.ex. uppgifter om namn, adress, telefonnummer, e-postadress, IP-adress, uppgifter för att underlätta användandet av Tjänsterna (såsom inloggning), förvalt språk, användarhistorik, uppgifter om medlemskap, information om ditt resesällskap, bokningspreferenser, betalningar, anställning, kontakter vid akuta situationer, krav på särskild diet, krav på handikappanpassning och annan information du lämnar vid användning av Tjänsterna. Som exempel på Personuppgifter från bolag utanför Scandic kan nämnas uppdaterad adressinformation och demografisk information.

3. Ändamål för vilka vi behandlar dina Personuppgifter

Scandic samlar in Personuppgifter för olika ändamål. Vilka Personuppgifter som samlas in och hur de samlas in beror på vilka Tjänster du använder. Information som inhämtas från en Scandic Friends medlem eller kund används för att bygga en individuell profil, genom vilken Scandic kan fullfölja sin del av ingångna avtal och även erbjuda en mer flexibel och individualiserad upplevelse. Information om en oidentifierad individ används för att bygga en pseudo-profil bl.a. baserat på cookies och kan, om individen senare väljer att identifiera sig t.ex. genom att göra en bokning eller bli Scandic Friends medlem, kopplas ihop med den profil som då skapas.

Scandic använder Personuppgifter för att

  1. administrera, tillhandahålla, utveckla och underhålla Tjänsterna,
  2. bearbeta dina bokningar och beställningar av Tjänsterna,
  3. kontakta dig via t.ex. SMS, andra mobila applikationer eller e-post eller för att avisera om din bokningsstatus eller information som ansluter till din bokning före, under och efter din vistelse,
  4. diagnostisera fel, optimera tekniken och kunna kontakta dig i händelse av problem med en bokning eller utförandet av Tjänsterna,
  5. analysera och förbättra kvaliteten på och upplevelsen av Tjänsterna, t.ex. verifiera att ditt användarkonto inte används av andra,
  6. individualisera kommunikationen med dig avseende våra Tjänster t.ex. genom att skapa en profil för dig och skicka erbjudande som passar din profil som användare av våra Tjänster,
  7. analysera statistik och användarbeteenden rörande våra Tjänster,
  8. öka din nytta och upplevelse av våra Tjänster på andra vis vi tror du skulle uppskatta, eller
  9. marknadsföra tjänster och produkter, direkt eller inte, inklusive beteende marknadsföring.

Du har rätt att när som helst och utan avgift begära att Scandic inte behandlar dina Personuppgifter för marknadsföringsändamål eller återkalla ditt samtycke till detta. Du kan utnyttja denna rätt genom att kontakta Scandic på den adress som framgår av punkt 10.

4. Var vi lagrar och överför dina Personuppgifter 

Scandic lagrar Personuppgifter i överensstämmelse med denna Integritetspolicy och gällande lagstiftning. Personuppgifter kan komma att överföras mellan bolag inom Scandic för att behandlas för de ändamål som framgår av Integritetsvillkoren. Scandic använder underleverantörer t.ex. för datordrift och Personuppgifter kan därför komma att överföras till dessa underleverantörer. Våra underleverantörer behandlar dina Personuppgifter endast för Scandics räkning, i enlighet med våra instruktioner och endast efter att de undertecknat ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt tillämplig lag, för att vi ska kunna säkerställa en hög skyddsnivå för dina Personuppgifter.

Scandic kan lämna ut Personuppgifter till tredje man, såsom t.ex. polis eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om Scandic annars är skyldigt att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Scandic överför i regel inte Personuppgifter till land utanför EU/EES men om vi t.ex. har en underleverantör i ett land utanför EU/EES eller det är nödvändigt för att vi ska kunna utföra våra avtalsenliga åtaganden gentemot dig kan överföring av Personuppgifter utanför EU/EES ske även om det landet, enligt EU-kommissionen, inte har ett adekvat skydd för Personuppgifter. För att säkerställa en hög nivå av skydd för dina Personuppgifter i sådana situationer och efterlevnad av EU/EES-regler ingår Scandic personuppgiftsbiträdesavtal med sådana underleverantörer. Sådana personuppgiftsbiträdesavtal reglerar underleverantörernas behandling av Personuppgifterna och, när det är tillämpligt, överföring av Personuppgifter i enlighet med gällande EU/EES regler om skydd för Personuppgifter. Avtalen innehåller villkor som EU-kommissionen kräver och som uppfyller de krav tillämplig lag ställer för att skydda de överförda Personuppgifterna.

5. Skyddande och gallring av Personuppgifter

Scandic har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina Personuppgifter mot t.ex. förlust, manipulation eller obehörig åtkomst. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den fortlöpande tekniska utvecklingen.
Scandic gallrar Personuppgifter i enlighet med vid var tid tillämplig lag. Det innebär t.ex. att Scandic raderar eller avidentifierar Personuppgifter när ändamålet för behandlingen av Personuppgifterna inte längre föreligger. Ändamålet med vår behandling av dina Personuppgifter framgår av punkt 3 ovan och Integritetsvillkoren.

6. Andra applikationer/webbsidor

I Tjänsterna kan det förekomma länkar till andra applikationer och/eller webbsidor som inte kontrolleras av Scandic. Denna Integritetspolicy är endast tillämplig på ditt användande av Tjänsterna. Scandic ansvarar inte för innehållet i länkade applikationer/webbsidor och den behandling av Personuppgifter som eventuellt görs av ägare eller operatörer av länkade webbsidor.

7. Ändra, radera och granska dina Personuppgifter

Scandic Hotels AB ser till att övriga bolag inom Scandic erhåller tydliga riktlinjer för behandling av Personuppgifter och definierar de ändamål för vilka Scandic ska använda Personuppgifter. Om dina Personuppgifter ändras, vänligen informera Scandic om detta genom att sända ett meddelande till adressen som framgår i punkt 10. Scandic ansvarar inte för problem som uppstår som en följd av att Personuppgifter är gamla eller felaktiga om du underlåtit att informera oss om ändringen.

Scandic kommer att, på din begäran eller när Scandic upptäcker det, korrigera eller radera felaktig eller ofullständig information. Du har även rätt att utan avgift få ett utdrag som visar vilka Personuppgifter om dig som behandlas. Begäran om utdrag ska göras skriftligt till Scandic Hotels AB till den adress som framgår av punkt 10 och ska vara egenhändigt undertecknad av dig samt innehålla uppgift om ditt namn, postadress, telefonnummer, e-postadress (som använts i kommunikation med Scandic) och eventuellt medlemsnummer i Scandic Friends. Utdraget sänds till din folkbokföringsadress inom en månad från det att ansökan inkommit till Scandic. Hur ofta du har rätt att få ett utdrag kan variera beroende på var du är bosatt.

Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till ytterligare behandling (ej retroaktivt) av dina Personuppgifter genom att kontakta Scandic på adressen som står i punkt 10, varpå Scandic kommer att förhindra sådan information från att fortsätta behandlas. Du görs dock uppmärksam på att återkallande av samtycke inte påverkar behandling som får göras utan samtycke (t.ex. tillhandahållande av Tjänster du beställt) men kan leda till att Tjänsterna inte fungerar som avsett eller att Scandic inte längre kan tillhandahålla Tjänster. 

8. Cookies

Scandic använder cookies på sina digitala tjänster. Information om hur Scandic använder cookies, vad de används till och hur du kan undvika dem framgår av Scandics vid var tid gällande Cookie Policy.

9. Överlåtelse

Om vi säljer, omorganiserar eller på annat sätt överlåter hela eller delar av vår verksamhet kan dina Personuppgifter komma att överlåtas samtidigt.

10. Kontakt

Om du har frågor, kommentarer eller klagomål rörande Scandics behandling av Personuppgifter och efterlevnad av Integritetsvillkoren eller tillämplig lag avseende skydd för Personuppgifter, vänligen sänd ett meddelande via e-post till info@scandichotels.com eller med post till per post till Scandic Hotels AB, Att Legal & Finance department, Box 6197, 102 33 Stockholm. Om det behövs kommer Scandic Hotels AB se till att ditt brev skickas vidare till och hanteras av relevant Scandic bolag.