Proffset: så väljer du rätt konferenshotell

Kaj Tekari har 14 års erfarenhet av branschen

Han hjälper ett hundratal kunder varje år att välja konferenshotell. Med drygt tolv års erfarenhet av eventbranschen har Kaj Tekari kokat ner sitt uppdrag till en enda punkt:
– Mitt mål med jobbet är alltid att det ska vara rätt kund på rätt hotell, säger han.
Men för att lyckas med uppdraget krävs ”det två för att dansa”, viktig information från kundens sida krävs:
– Viktigast är att man har en tydlig bild av vad man vill. Är det ett affärsmöte med internationella kontakter eller en konferens där viktiga beslut ska tas? Ska miljön vara inspirerande eller ligger fokus på annat? En årsstämma exempelvis har ju en annan kravbild och stämning än en kreativ dag med företaget. Miljön sätter tonaliteten på mötet, säger Kaj Tekari.

Enligt dig, vilken är vanligaste missen vid bokning av konferenshotell?

– Som jag upplever det är det att företagen kan vara lite för fyrkantiga i sitt tänk. Det ska vara exakt på ett visst sätt, man ska sitta och lyssna och sedan köra ”kaffe-lunch-kaffe”.  Vi har en ny generation på arbetsmarknaden som inte alls vill att konferensen ska se ut så, de vill inspireras och vara interaktiva. Många underskattar tyvärr värdet i att våga tänka lite annorlunda, säger han och fortsätter:

– Den här veckan har vi en kund som kör sin konferens i garaget under Scandic Anglais, det är en rätt oväntad miljö men de ville ta ut svängarna lite.

Kaj Tekari pekar även på en annan viktig faktor i valet av hotell inför konferensen, ”som absolut inte för underskattas”:
– Boka i tid! Många är ofta väldigt sent ute. Förra veckan hade jag en kund som bokade en konferens som ligger 1,5 år fram i tiden. De ville verkligen ha just den lokalen! Trots att det byggs nya hotell så ökar trycket över hela året, vissa månader är helt extrema.

Hur lång tid i förväg tycker du man ska boka?

– Sex månader till ett år i förväg, i alla fall om man ska få upplägget man tänkt sig.