Det perfekta mötet

Här får du tips på hur du genomför det ultimata mötet. Vi har svaren på allt från hur inbjudan ska utformas till råd om hur du livar upp mötet socialt—trots att du inte är något socialt geni. Scandic har samlat de bästa mötestipsen från våra proffsiga konferenshotell som har stenkoll på just möten och konferenser.

Mötesförfrågan

Ogiltigt antal
Detaljer
Kontaktperson måste fyllas i
E-post måste fyllas i Ogiltig e-postadress
Telefon måste fyllas i Ogiltigt telefonnummer
Ogiltigt format

Möten idag är långt ifrån perfekta

Fler än 9 av 10 svenska chefer tycker att möten spelar en viktig roll för organisationens framgång, samtidigt är över hälften av mötestiden ineffektiv. Här finns en stor förbättringspotential så vi har tagit hjälp av våra konferenshotell som är experter på möten och konferenser och samlat de bästa tipsen för det perfekta mötet. Kanske kan denna guide spara tid och pengar för ditt företag?

Att tänka på inför mötet

  1. Varför?
    Att kalla till möte innebär att be om andras tid och energi, därför bör du fråga dig varför mötet ens behövs för att ha syfte och mål klart för dig.

  2. Vilka?
    Fundera vilka personer som behövs för att nå målet. Överväg att ta in en extern gäst för att bidra med inspiration.

  3. Vad?
    Skriv en agenda så alla är med på vad som kommer hända under mötet. Om något förväntas av deltagarna är detta stället att skriva ned det.

  4. Var?
    Passar mötet för konferensrummet eller ute på stan? Om det är ett stort möte besök platsen i förväg för att kontrollera utrustning och försäkra dit om att maten är beställd.

I kallelsen till mötet skriver du ned svaren på dessa punkter. Minimum att ha med är tid, deltagare, plats, transport och syfte.

Scandics nya Taste Break - liva upp mötet med influenser från hela världens kök

Regler för ett skojigare möte

För att få ut det mesta av mötet, släppa loss kreativiteten och minska på onödiga distraktioner kan man sätta upp mötesregler.

  • Mobilförbud
    Mobilen är den största distraktionen. Låt deltagarna lägga ifrån sig mobilen i en låda eller dylikt.

  • Stäng laptopen
    Skärmen bildar en mur mellan dig och deltagarna. Om det verkligen behövs kan en deltagare ansvara för anteckningar som skickas ut efteråt.

  • Glöm inte pauser
    Smärre panik kan uppstå om ingen kontakt med omvärlden tillåts. Ha regelbundna pauser för bensträckning och toalettbesök.

  • Låt alla tala till punkt
    Alla har olika sätt att framföra sina tankar. Det är viktigt att alla bidra med sina synpunkter, låt därför alltid deltagarna tala till punkt.

  • Stå upp
    Man behöver inte "sitta" i möte. Våga ha ett varierat möte. Om man står upp under hela eller delar av mötet så ökar blodcirkulationen och tankeverksamheten.

  • Nå fram med ditt budskap
    Alla tar in information på olika sätt, vissa är visuella, andra gillar tal. En del måste få se siffror och andra gillar när man skriver mindmaps på tavlan. Poängen är att ett möte med flera olika kommunikationsverktyg kommer att nå ut till fler.

Bryt isen för ett öppnare mötesklimat

Mötet är ett socialt spel och mötesrummet en spelplan, här följer några användbara tips för att lätta upp stämningen och få deltagarna att släppa lite på prestigen.

  • Smält isen i förväg
    Skicka ut personliga beskrivningar av alla deltagare innan mötet för att sänka tröskeln redan på förhand.

  • Gör bort dig
    Att visa en svaghet för att få andra att släppa på prestigen kan skapa ett starkare mötesintryck, speciellt när du är mötets ledare.

  • Överraska
    Testa att bryta upp mötets struktur. Det kan vara att stå upp istället för att sitta eller låta deltagarna forma en cirkel istället för klassrumssittning.

  • Mini-paus
    Tid med varandra och en dialog är nyckeln till ett personligare möte så lägg in luft i agenda för ventilering så märker du att mötet kommer andas mer kreativitet.

  • Dra en "Amerikanare"
    I USA är det vanligt att mötesledaren i början av mötet delar med sig av en informell händelse som skett under dagen. Vips så har mötet redan tagit fart utan stelhet och vill man ta ett steg till så ser man till att händelsen knyter an till mötets syfte.

Uppföljningstaktik

Efter mötet ska idéer förvandlas till verklighet. Här är en enkel checklista för hur man avslutar det perfekta mötet.

  1. Tacka
    Ett tackmejl bör gå ut inom ett dygn, gärna redan på kvällen samma dag som mötet. Mejlet kan vara väldigt kort, det är tanken som räknas.

  2. Summera
    Skicka en summering av agendan och besluten (kanske med anteckningar bifogat), men håll det enkelt för att deltagarna ska orka läsa.

  3. Tydliggör nästa steg
    I summeringen bör det vara solkart vad nästa steg framåt är. Vilka beslut som tagits och vem som gör vad är några exempel.

  4. Utvärdera
    Har mötet varit långt/stort så kan det vara bra med en utvärdering. Använd en webbenkät med lagom många frågor för att få hög svarsfrekvens. Det bästa är att ha en rutin för utvärdering så mötena verkligen kan bli bättre med tiden.

  5. Entusiasmera
    I alla steg så gäller det att ha en positiv anda och glöm aldrig under mötena att ge positiv feedback, det är lika viktigt som konstruktiv kritik.

 

 

Populära möteshotell